Аутсорсинг: «ЗА» и «ПРОТИВ»

Информация может быть не достоверна

Аутсорсинг: «ЗА» и «ПРОТИВ»

«Оставляю себе только то,

 что могу делать лучше других,

 передаю внешнему исполнителю то,

 что он делает лучше других».

Принцип аутсорсинга

Историческая справка

Аутсорсинг - современная методология создания высокоэффективных и конкурентноспособных организаций в условиях жесткой конкуренции. Выделяют три основные причины перехода на аутсорсинг: желание сконцентрироваться на основном виде деятельности, повысить качество выполнения непрофильных бизнеспроцессов, добиться снижения затрат на их выполнение.

Истоки аутсорсинга относятся к периоду противостояния в автомобилестроении Генри Форда и Альфреда Стоуна в 30-х годах ХХ века. Именно тогда стало понятно, что ни одна фирма не может быть самодостаточной, поэтому целесообразно часть функций передать специализированным фирмам.

Бухгалтерский аутсоринг существовал и в период социализма. Формы бухгалтерского аутсорсинга были следующие:

1. Передача за пределы организации функции бухгалтерии в области расчетов с персоналом по оплате труда. Это было обусловлено определенными экономическими причинами. В 70-е годы еще не было персональных компьютеров. Вычислительная техника была представлена перформационно - клавишным оборудованием или вычислительными машинами, которые были в специализированных вычислительных центрах. Организации, не имеющие вычислительной техники, обращались в вычислительные центры для расчета заработной платы и удержания налогов.

2. Практиковалось проведение ревизий сторонними специалистами. Как правило, предприятия, управляемые одним главком должны были быть проверяемы один раз в год. Существовала система так называемых перекрестных проверок. Ревизия проводилась не специализированной фирмой. Специалисты одного предприятия проводили ревизию на другом. В результате таких ревизий происходил обмен опытом. У руководителя и главного бухгалтера была уверенность в правильном ведении учета. Следующая форма по выводу контрольной функции за пределы предприятия - это когда вышестоящие организации проверяли нижестоящие звенья. Как правило, вышестоящая организация имела в своем составе ревизоров, которые осуществляли проверку подведомственных предприятий. Конечно, последние формы не являются чистым аутсорсингом, т.к. они осуществлялись либо в зависимых организациях, либо в пределах одной отрасли. В годы социализма была четко отработана система ведения бухгалтерского учета. На каждом предприятии обязательно обучали свой персонал.

Следующий этап развития аутсорсинга в России приходится на 90-е годы. Услуги по бухгалтерскому аутсорсингу зародились в недрах аудита. Рынок услуг начал развиваться, аудиторские компании столкнулись с тем, что их клиентам необходимы не только проверки, но и помощь в постановке рационального ведения всех видов учета.

В настоящее время бухгалтер зачастую остается один на один со своими проблемами. Руководители забывают, что в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» именно руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета.

Проблемы учета в организации не исчезают, даже если руководитель принимает на работу опытного и знающего главного бухгалтера. Не всегда бухгалтер ошибается, потому что чего-то не знает. Иногда ему просто надо в чем-то подсказать. Нужен сторонний взгляд на его работу.

Необоснованная экономия на ревизиях приводит, во-первых, к постоянной тревоге бухгалтера (а вдруг чего-то забыл, а вдруг чего-то не понял, а вдруг чего-то недосмотрел); во вторых, к непониманию между руководителем и бухгалтерией; в третьих, в конечном счете, к финансовым потерям.

 Правовые основы деятельности

 Понятие «аутсорсинг» в российском законодательстве отсутствует. Можно воспользоваться ст. 421 ГК РФ, согласно которой граждане и юридические лица свободны в заключении договора. При этом стороны могут заключить как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами договор, а также договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

Одним из возможных вариантов заключения договоров является договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик - оплатить эти услуги (ст. 779 ГК РФ).

Согласно п. 2 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы:

а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

б) ввести в штат должность бухгалтера;

в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

г) вести бухгалтерский учет лично.

Передача бухгалтерского учета специализированной организации фиксируется в приказе об учетной политике на соответствующий финансовый год. Формирование учетной политики может быть поручено специализированной организации (п. 5 ПБУ 1/98).

Что касается налогового учета, то интересы налогоплательщика - организации может представлять в налоговых правоотношениях его уполномоченный представитель (п. 6 п. 1 ст. 21, п. 1 ст. 26 НК РФ).

Уполномоченный представитель налогоплательщика - организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (п. 3 ст. 29 НК РФ).

 Наши основные клиенты

• вновь созданные предприятия;
• Индивидуальные предприниматели;
• организации малого бизнеса.

 Для вновь организованных предприятий, пока нет больших оборотов - соглашение с фирмой дает возможность не тратить время на подбор бухгалтера, а спокойно заниматься бизнесом. Изначально будет обеспечена постановка учета. В дальнейшем фирма может подобрать специалиста.

Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий возможно полное ведение бухгалтерского учета на основании представленных первичных документов. У Заказчика будет уверенность, что учет ведется в соответствии с законодательством. Аутсорсер берет на себя ведение регистров бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, ведение базы данных с помощью программных средств, регулярное обновление программного обеспечения и его корректной работы.

Для действующих организаций (малых, средних) могут проводиться предналоговые ревизии, а также ревизии по любым участкам работы в зависимости от потребностей заказчика. В такой ревизии можно предусмотреть такой вопрос, как формирование управленческого учета, учитывающего особенности фирмы-заказчика. В общей системе бухгалтерского учета руководителю трудно бывает разобраться.

 Как работает наша аутсорсинговая компания

1 этап - Первичное изучение потребностей компании-заказчика и согласование коммерческого предложения;

2 этап - Заключение договора на оказание услуг (в договоре прописывается, какие услуги и на каких

условиях выполняет Исполнитель);

3 этап - Изучение  переданных для ведения материалов с предоставлением подробного аналитического отчета Заказчику о состоянии дел и предлагаемых изменениях. Согласование итоговых целей и сроков выполнения работ.

4 этап - Заказчик передает исполнителю имеющиеся дела и документы для ведения.

5 этап - Исполнитель предоставляет отчетность о проделанной работе в согласованные сроки, оценивает эффективность внедренных изменений.

Наша фирма совсем небольшая, поэтому от каждого человека потребуются навыки и опыт работы по всем направлениям. Ну и, конечно, куда же без оформления первички, расчета заработной платы, начисления налогов, сдачи отчетности в налоговую, внебюджетные фонды, органы статистики и защиты интересов компании в контролирующих структурах.

 Что теряют наши клиенты?

• Сумму страховых взносов, начисляемых на заработную плату сотрудников бухгалтерии;
• Необходимость обходиться без бухгалтера, пока он находится в очередном отпуске или отсутствует по причине болезни;
• Затраты на оборудование рабочего места бухгалтера, приобретение автоматизированной системы бухгалтерского учета, правовых баз данных.

 Что приобретают наши клиенты?

• Гарантированное качество выполняемых работ;
• Непрерывность в ведении учета, так как во время отсутствия наших специалистов в связи с отпуском или болезнью работа выполняется другим специалистом;
• Снижение налогооблагаемой базы, так как затраты на аутсорсинг включаются в затраты предприятия;
• Отсутствие потерь от уплаты штрафных санкций в налоговые органы;
• Гибкую оплату услуг, в зависимости от количества выполненной работы;

 Нашим клиентам обеспечивается:

• Текущее ведение бухгалтерского учета по всем регистрам с использованием автоматизированной системы бухгалтерского учета;
• Разработка учетной политики организации;
• Кадровый учет, расчет заработной платы;
• Составление внутренней документации и отчетности;
• Составление внешней бухгалтерской отчетности: отчетов в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики;
• Сдача отчетности в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики
• Решение налоговых споров;
• Гарантия полной конфиденциальности.
• Проведение консультирования по интересующим вопросам, бухгалтерского и налогового учета.

 Клиенту удобно, когда одна и та же аутсорсинговая компания может удовлетворить его потребности и в ведении бухгалтерского и налогового учета, и в вопросах права, и, если потребуется, представлять интересы в суде. Это экономит время и деньги.

 Используемые варианты сотрудничества

• «Внешний консультант» - компания берет на себя предоставление консультационных услуг и информирование клиента о новинках в законодательстве по определенному кругу вопросов;
• «Внешний главбух». Небольшая организация часто не может позволить себе квалифицированного специалиста. Ведение первичной документации поручается офис-менеджеру или начинающему бухгалтеру. Далее первичные документы передаются для составления отчетности компании Исполнителю;
• Учет «под-ключ». Ведение комплексного учета компании Заказчика.

 Бухгалтерский учет операций аутсорсинга

Теперь разберемся как данные услуги могут быть отражены в бухгалтерском учете:

Затраты  на  аутсорсинг относят к расходам по обычным  видам деятельности как управленческие расходы (п. 9 ПБУ 10/99). Их сначала отражают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» в том периоде, когда Исполнитель оказал фирме свои услуги (независимо от того, оплатила их компания или нет). А потом общехозяйственные расходы списывают на себестоимость продукции (работ или услуг). Делают это одним из двух способов (в зависимости от того, какой порядок фирма закрепила в «бухгалтерской» учетной политике):

• в дебет счетов учета производственных затрат (20, 23 или 29);
• в дебет счета 90-2 «Себестоимость продаж»

В налоговом учете затраты на аутсорсинг включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 19 и 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если компания определяет налогооблагаемую прибыль методом начисления, то она может отражать эти расходы (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ):

• на дату проведения расчетов в соответствии с условиями договоров;
• на дату предъявления расчетных документов (например, счетов-фактур или актов сдачи-приемки работ);
• в последний день отчетного (налогового) периода.

Конкретный порядок учета расходов устанавливает «налоговая» учетная политика фирмы. Те же, кто использует кассовый метод, отражают расходы в налоговом учете тогда, когда оплатят услуги аутсорсера (ст. 273 НК РФ).

Сумму НДС, предъявленную аутсорсером, заказчик вправе зачесть из бюджета. Разумеется, при условии, что он ведет деятельность, облагаемую НДС, и получил от исполнителя счет-фактуру.

Итак, подведем итоги. Аутсорсинг. «За» и «Против»

За:

Ø     не нужно оборудовать рабочие места бухгалтеру;

Ø     не выплачивая зарплату бухгалтеру, экономите на страховых взносах;

Ø     на сумму договора с нами можно уменьшит прибыль;

Ø     внешняя бухгалтерия независима и как правило, соответствует законодательству;

Ø     аудит может проводить та же фирма, которая ведет бухгалтерию;

Ø     налоговики с проверкой будут приходить в офис аутсорсинговой компании;

Ø     реальная экономия расходов на первом этапе деятельности.

Против:

Ø     конфиденциальная информация попадает в чужие руки;

Ø     отсутствует непосредственный контроль за составлением и сдачей отчетности;

Ø     не ясно, кто, как и в каких объемах будет возмещать нанесенный ущерб;

Ø  трудно получить сведения о профессиональном уровне специалистов, ведущих учет вашей компании;

Ø     на рынке аутсорсинга бухгалтерских услуг, как и на любом другом, встречаются мошенники.

Выбирать же придется руководителю.

Используемые источники информации

1  http://www.gaap.ru/biblio/rusbuh/064.asp

2 http://www.consinfo.ru/page5.html

3 Годовой отчет - 2006" под общей редакцией В.И. Мещерякова